Zaakgericht werken

Wat is zaakgericht werken

Zaakgericht werken is geen doel op zich. Zaakgericht werken is een middel om:

  • Gemakkelijker informatie te delen;
  • Voortgang te bewaken;
  • Grip te krijgen op de afhandeling van zaken;
  • Processen efficiënter en effectiever uit te voeren.

Dit leidt tot betere dienstverlening en meer tevreden klanten.

Zaakgericht werken is een combinatie van:

  • Informatie opslaan op één manier op één plek, in principe voor iedereen toegankelijk – geen eigen schijven en mappen meer;
  • Eén uniforme werkwijze voor verschillende afdelingen en intensief samenwerken tussen afdelingen – warm overdragen in plaats van over de schutting gooien;
  • Sturen over afdelingen heen – niet het afdelingshoofd is leidend maar de dienstverleningsafspraken en klantbeleving;
  • Digitale werkvoorraad, digitale afhandeling met behulp van standaard sjablonen, digitale handtekening en digitale archivering en opslag – geen fysieke postbakjes, tekenboeken of mappen meer;

Het Proces

zaakgericht werken, sharepoint, triple a

Het proces start bijvoorbeeld bij het KCC (Klant Contact Centrum), waar de intake wordt gedaan, waar zij de aanvraag beoordelen en al dan niet een nieuwe zaak aanmaken. Een zaak wordt vervolgens gekoppeld aan een zaaktype, op basis waarvan de zaak door middel van een workflow bij de juiste personen / afdelingen in de werkvoorraad komt.  Vanuit deze werkvoorraad neemt de verantwoordelijke de zaak in behandeling. Zij kunnen hier gebruik maken van diverse sjablonen die specifiek voor het zaaktype beschikbaar worden gesteld. Zodra een besluit is genomen, wordt door middel van een digitale goedkeuring, het product tot stand gebracht en wordt deze teruggekoppeld naar de aanvrager.

Rapportages

Gedurende het proces is continu inzichtelijk wat de status is van een zaak. Een bijvoorbeeld hiervan is bewaking op doorlooptijden, aantallen aanvragen etc.

Veel belanghebbenden en documenten

Zaakgericht werken is een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van ‘zaken’. Verschillende organisaties werken zaakgericht, waaronder (semi-)overheidsinstellingen. Het verloop van het proces is afhankelijk van veel belanghebbenden en documenten, zoals bij een bouwaanvraag bij een gemeente. Centrale opslag (en beheer) van alle documentatie is dan ook meer dan wenselijk.

 

Andere vormen van document management:

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van zaakgericht werken in SharePoint?
Neem dan contact met ons op via: 0418-510570.

contact