Postregistratie

Post efficiënt en effectief verwerken

U heeft dagelijks te maken met inkomende en uitgaande post binnen uw organisatie. De verwerking gaat steeds vaker digitaal, alleen niet altijd op de meest efficiënte en effectieve manier. Poststukken zijn niet sluitend of moeilijk vindbaar. Met Postregistratie in SharePoint is het mogelijk om poststukken efficiënt en gestructureerd digitaal te verwerken.


Binnenkomende post

Poststukken zijn na het scannen onmiddellijk zichtbaar in SharePoint. De stukken krijgen direct een uniek briefkenmerk, welke tevens wordt “gestempeld” op het PDF. Nieuw binnengekomen post dient geregistreerd te worden door het secretariaat. Een unieke weergave zorgt er voor dat het secretariaat bij het invullen van de registratiegegevens altijd de inhoud van de brief kan zien. Dit maakt het mogelijk om stukken tekst uit de brief te kopiëren en direct in de registratie in te vullen.
Zodra de registratie is voltooid, ontvangen de geadresseerden direct de brief in hun digitale postvak en wordt de brief digitaal gearchiveerd in hun postregistratie systeem.


Uitgaande post

Uitgaande post wordt aangemaakt via diverse brief sjablonen. De gebruiker heeft dan twee keuzes, namelijk digitale handtekening of de “natte” handtekening. Bij de digitale handtekening wordt middels een workflow de handtekening geplaatst na goedkeuring. Bij een natte handtekening wordt de brief uitgeprint, de handtekening geplaatst, waarna de in gescande versie het origineel direct vervangt.
De afzender ontvangt tevens altijd een digitale kopie zodra de brief is verstuurd.


Nasturen van post

Binnen het systeem is het tevens zeer eenvoudig om post na te sturen. Selecteer één of meerdere poststukken welke u graag wilt nasturen. Vervolgens kunt u de post versturen naar zowel internen (SharePoint gebruikers) als externen (mailadres) .


Eenvoudig zoeken

Door het toekennen van diverse kenmerken aan het poststuk (metadata) zijn documenten eenvoudig terug te vinden. Door de zoekresultaten te verfijnen, is het gewenste poststuk zo boven water.

Lees meer over postregistratie in onze blog.

 

Andere vormen van document management:

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Postregistratie in SharePoint?
Neem dan contact met ons op via: 0418-510570.

contact