Handboeken

Digitaliseren handboeken

Werkt u ook met diverse handboeken, zoals een personeelshandboek, een kwaliteitshandboek of een inkoophandboek? Hoe houdt u deze boeken dan up-to-date? Triple A heeft hier een oplossing voor.

Werk- en publicatieomgeving

Handboeken wijzigen regelmatig en die wijzigingen moeten gecontroleerd worden. Dit is een continu proces. Via document management in SharePoint zijn handboeken eenvoudig te beheren. Zo is het mogelijk om een werkomgeving te creëren voor werkdocumenten en een publicatieomgeving voor de definitieve documenten, die voor iedereen beschikbaar zijn.

Goedkeuringsproces

Bij handboeken is het belangrijk welke werkstromen er gelden voor de totstandkoming van het handboek alsmede de wijzigingen die er op het handboek plaatsvinden. Triple A heeft uitgebreide ervaring met betrekking tot het inrichten van deze werkstromen met behulp van Nintex Workflow. De werkstroom kan een logische opeenvolging van goedkeuring stappen zijn, waarbij één persoon of meerdere personen worden gedefinieerd per stap. Indien met formulieren wordt gewerkt sluit Nintex Workflow ook naadloos aan op het proces.
Uiteindelijk betekent het dat de papieren versie, veranderd naar een up-to-date elektronische versie, een Triple A versie: Access Anytime, Anywhere.

Herkenning van documenten

Door kenmerken (metadata) aan de documenten mee te geven, is documentatie met dergelijke informatie (o.a. status) eenvoudig terug te vinden. Dit vindproces is mogelijk op de zoekmachine manier, maar die is niet preferent. Door een goede meta data structuur vindt de gebruiker met een paar selectieve clicks (< 3 clicks) precies dát document wat werd gezocht. De view op het document zorgt voor de nodige herkenning bij de gebruiker.
Het handboek is goed te combineren met MyWindow®. Elk handboek kan daar zijn eigen tegel hebben. Eenvoudige navigatie is een kracht van MyWindow®.

 

Andere vormen van document management:

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van het beheren van handboeken in een Document Management Systeem?
Neem dan contact met ons op via: 0418-510570.

contact