Document Management Systeem (DMS)

Ongestructureerde informatie

Bent u ook regelmatig op zoek naar informatie in e-mails en documenten (op bijvoorbeeld de fileshare of in ordermappen)? Vaak vindt u deze ongestructureerde informatie terug op een voor u onlogische plaats. Dit moet toch logischer mogelijk zijn?

Gestructureerde informatie

Met Document Management (DMS) in SharePoint zijn data gestructureerd op te slaan. Door het meegeven van kenmerken (metadata) aan documenten, zijn ze eenvoudiger terug te vinden. Een voorbeeld hiervan is een factuur. Die is voorzien van onder andere: organisatienaam, factuurnummer, soort product, periode, kosten; allerlei kenmerken die specifiek op dit document betrekking hebben. Naast het meegeven van kenmerken, vindt een indexering plaats van de tekst in het document. Met behulp van een goed ingericht zoekportaal, is het heel eenvoudig om documenten terug te vinden.

Kort zoekproces

Dit vindproces is mogelijk op de zoekmachine manier, maar die is niet preferent. Door een goede meta data structuur vindt de gebruiker met een paar selectieve clicks (< 3 clicks) precies dát document wat werd gezocht. De view op het document zorgt voor de nodige herkenning bij de gebruiker.

Voordelen document management

Document Management in SharePoint heeft – naast vindbaarheid – de nodige voordelen:

  • Documentatie: gestroomlijnd
  • Versiebeheer: de mogelijkheid om oude documenten te herstellen
  • Weergaven (views): organisatie en persoonlijke weergaven instellen om documenten eenvoudiger te vinden of te ordenen (denk hierbij aan de mappenstructuur op een filesysteem)
  • Informatie: niet langer in ordermappen
  • Rechtenbeheer: van persoon tot afdeling zijn rechten in te stellen (voor bijvoorbeeld het wel of niet inzien van documenten). Ook vertrouwelijke documenten zijn met een beperkte groep te delen.

Te structureren documenten

Met een Document Management Systeem  (DMS) is het mogelijk om verschillende zaken te structureren, zoals:

  • Postregistratie
  • Handboeken
  • Zaakgericht werken
  • Kwaliteitssysteem

 

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Document Management binnen SharePoint?
Neem dan contact met ons op via: 0418-510570.

contact