Tenderproces

Hoe is een tenderproces te vereenvoudigen? Daar is nu eenmaal sprake van veel documenten die ook nog eens goed vindbaar moeten zijn én goedgekeurd moeten worden. SharePoint biedt de oplossing! Alle documenten die uiteindelijk naar de opdrachtgever gaan, komen terecht in een dossier.
Wanneer uw bedrijf een uitnodiging ontvangt om een bod te doen op een specifieke opdracht wordt het tender proces gestart. Het proces om tot een definitieve offerte te komen is complex. Technische uitwerking, financiële calculaties, risico analyses, referenties, CV’s, controle en fiatterings-cycli door deskundigen, controller, juristen, management, CEO etc.
De Tender oplossing biedt ondersteuning, controle, inzicht en governance binnen SharePoint voor uw gehele Tenderboard proces van initiële aanvraag tot uitbrengen van de offerte.
Het is niet een ‘one size fits all’ oplossing. De oplossing wordt toegespitst op uw branche en uw manier van werken geconfigureerd.

Tenderproces, SharePoint, Triple ASchematische voorstelling van één van de implementaties

Ondersteuning van het proces

Via overzichten is in één oogopslag duidelijk welke onderdelen van de tender zijn gerealiseerd en goedgekeurd. Welke begeleidende documenten (denk aan CV’s, referenties etc.) zijn aangeleverd en welke acties nog openstaan en wie daar verantwoordelijk voor is.
Door gebruik van metadata is ter inspiratie informatie van eerdere tenders eenvoudig terug te vinden. Ook de personen die aan eerdere tenders hebben meegewerkt worden zo snel gevonden en hun kennis en ervaring kan worden ingezet.
Door middel van workflows worden verantwoordelijke medewerkers attent gemaakt op aan te leveren informatie en geldende deadlines.
Standaard documenten worden vanuit een geautoriseerde bibliotheek aan de tender toegevoegd. Voor op te leveren documenten staan document sjablonen ter beschikking. Gebruik kwaliteit en standaarden.

Controle en governance

Het systeem zorgt dat de verantwoordelijke functionarissen hun fiat moeten geven over de opgeleverde onderdelen. Het systeem houdt hiermee rekening met parameters als omvang en risico van de opdracht. Voor kleine opdrachten volstaat goedkeuring van een unit manager, voor grote opdrachten moet daarna ook de CEO zijn fiat geven. Alle openstaande tenderacties staan voor de gebruiker in een duidelijk overzicht. Gereed melden of goedkeuren is slechts een paar klikken.

De voordelen op een rijtje:

  • Eenvoudig in gebruik
  • In één oogopslag inzicht in het proces
    • De documenten die moeten worden opgeleverd
    • Wie is verantwoordelijk
    • Wie moet controleren en goedkeuren
  • Gebruik uw eigen templates

De oplossing borgt dat een aanbieding pas de deur uit gaat als alle vlaggen op groen staan.

 

Andere vormen van digitaliseren van bedrijfsprocessen:

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een tenderproces in SharePoint?
Neem dan contact met ons op via: 0418-510570.

contact