Vergaderportaal

Efficiënter vergaderen

Herkent u dit: uw vergadering begint bijna… U zoekt nog snel even de notulen op van de voorgaande vergadering. Maar waar zijn ze toch gebleven? Welke actiepunten hebben we (ik) nog uitstaan? En waar is die agenda nu ook alweer? Dat moet toch efficiënter kunnen? Dat kan, met een vergaderportaal!
Het vergaderportaal is goed te combineren met MyWindow®. Elke vergadering kan daar zijn eigen tegel hebben. Eenvoudige navigatie is een kracht van MyWindow®.

Alles op één centrale plek

Met een vergaderportaal op SharePoint staat alle digitale vergaderinformatie op één centrale plek: de agenda, de actie- en besluitpunten en de overige vergaderdocumentatie. Zo weet iedereen wat in de vergadering is besloten. Ook scheelt dit zoekwerk naar verschillende notulen. Overzichten van uitstaande actie en ‘mijn acties’ zorgt voor overzicht en inzicht. Tijdens de vergadering worden de agenda en actiepunten op de beamer gezet voor efficiënt vergaderen.

Device onafhankelijk

Een belangrijk voordeel is dat dit portaal in een browser staat: dit maakt het geschikt voor elk device, een laptop, Microsoft Surface en zelfs Apple Ipad’s. Het portaal wordt ook responsive gemaakt en past zich hierdoor automatisch aan op de device waarop het portaal naar voren komt.
Hetzelfde voordeel geldt voor het printen van documenten op dit portaal. Omdat het op elk device verschijnt kan het vanaf dat device in de lokale omstandigheden geprint worden.

Vergader template

Een belangrijk onderdeel van het succes wordt bepaald door de aanmaak van een vergader template. In gezamenlijk overleg met onze consultants wordt een blauwdruk gemaakt van onderwerpen die bij elke vergadering aan bod komen. Het logische geheel wordt dan als een template opgeslagen. Een nieuwe vergadering aanmaken: het is slechts een kwestie van een druk op de knop.
Triple A heeft ook de mogelijkheid gebouwd om van alle documenten voor een vergadering één .pdf te maken, compleet met inhoud. Dit betekent dat alle verschillende vormen van informatie aanlevering: Word, Excel, PowerPoint et cetera in één overal leesbaar document wordt opgeslagen. Iedereen beschikt dan voorafgaand aan de vergadering over de juiste informatie.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een vergaderportaal in SharePoint?
Neem dan contact met ons op via: 0418-510570.

contact