In het eerste deel van de blog: Postregistratie in SharePoint mogelijk? Is antwoord gegeven op de vraag hoe inkomend en uitgaande post op een uniforme manier registeren, zodat deze een sluitende registratie krijgt. Deze vraag was gekomen uit de volgende situatie:

“Inkomende en uitgaande post wordt nu niet op de meest efficiënte en effectieve manier geregistreerd of digitaal verwerkt. Hierdoor is de registratie niet altijd ‘sluitend’ en laat terugvindbaarheid te wensen over. Ook is een digitale verspreiding van poststukken aan intern geadresseerden niet structureel ingeregeld.”

In deel twee ga ik in op de digitale verspreiding van poststukken.

Digitale verspreiding

Bij de registratie wordt tevens aangegeven wie de geadresseerde is. Op basis van dit gegeven ontvangt de geadresseerde een notificatie dat er een nieuw poststuk is ontvangen. De geadresseerde kan het poststuk direct openen en in behandeling nemen.

Uitgaande post

Bij uitgaande post worden de registratiegegevens van een document reeds ingegeven in het origineel. Het document met de natte handtekening wordt ingescanned en wordt in PDF vorm gekoppeld aan het originele MsWord document, op basis van het unieke briefkenmerk. De documenten, het origineel en het ondertekende stuk, zijn tevens direct aan elkaar gekoppeld.

Postregistratie 03

Terugvindbaarheid

Door het toekennen van de diverse kenmerken aan het poststuk als metadata en het inscannen met OCR, zijn de documenten goed terug te vinden. Door tevens gebruik te maken van de verfijning binnen de zoekresultaten, kan de gebruiker zeer eenvoudig het gewenste poststuk terugvinden.

Gebruikte technieken

– SharePoint 2013
– Nintex workflow
– Muhimbi PDF Converter for SharePoint

Meer weten?

Bovenstaand is slechts de postregistratie in een notendop. Vanuit een dergelijke gedachte kan het een startpunt zijn voor digitale dossiervorming in het kader van Zaakgericht werken, maar kan er ook gedacht worden aan digitale ondertekening van de stukken of het koppelen aan een CRM systeem. Uiteraard vertel ik u hier graag meer over, dus neem gerust contact op.