In mijn vorige blog heb ik beschreven wat governance is en ook waarom het zo belangrijk is. In het tweede deel gaan we het hebben over Just-in-Time governance. Just-in-time governance is een laagdrempelige manier om SharePoint governance te laten werken in uw organisatie.

Triple A heeft op basis van eerdere ervaringen een governance suite gecreëerd die volledig geïntegreerd is met het portaal. Dus geen papieren governance plan meer waar niemand in zal kijken.

Uw governance-beleid en uw manier van werken zijn ‘vertaald’ in kleine en praktische richtlijnen en instructies. Via dynamische links, bijvoorbeeld een “Wat ik zou moeten weten” link op elke pagina, rekeningen houdend met waar de gebruiker zich bevindt worden de governance richtlijnen en instructies voor die context aangeboden. Hiermee dienen uw governance-richtlijnen eveneens als helpteksten voor uw gebruikers.

 Blog Remco Just In Time Governance
Door het in context aanbieden van deze instructies wordt het voor de gebruiker makkelijk om “dingen goed te doen”. Onzekerheid, vaak een drempel om een portaal actief te gaan gebruiken wordt hiermee weggenomen. De instructies gaan niet over hoe SharePoint werkt maar over uw business processen. En hoe verschillende functionaliteiten op een juiste manier gebruikt moeten worden.

Bijvoorbeeld, op een project samenwerkings-site zal de “Wat ik zou moeten weten” knop doorlinken naar een informatie pagina met uw richtlijnen omtrent het doen van projecten en het gebruik van deze project site; wat kun je van de projectleider verwachten, waar moeten voortgangsdocumenten worden opgeslagen, waar de planning staat, welke metadata moet men toevoegen, enz.

De informatiepagina’s kunnen natuurlijk worden verrijkt met beelden en indien van toepassing, instructie video’s. De business owners, administrators, content managers en eindgebruikers hebben inzicht in de rollen en verantwoordelijkheden op elke hoek van het intranet en / of samenwerkingsomgeving. Ook het feedback proces wordt beschreven op een informatiepagina.

 

Blog Governance WidgetKoester feedback

Een ander deel van de governance- suite is de feedback functionaliteit. Feedback is een belangrijk instrument om de bedrijfsprocessen (en SharePoint) continu te verbeteren en te optimaliseren.
Wanneer een gebruiker werkt op een team site of een pagina bezoekt op het intranet, krijgen ze vaak ideeën om de content, werkwijze of SharePoint te verbeteren. Om voorstellen tot verbetering niet verloren te laten gaan kan de gebruiker deze feedback direct en laagdrempelig verzenden naar de verantwoordelijke mensen. De verantwoordelijke business owner of admin worden geïnformeerd en kunnen dan beslissen wat te doen met deze feedback.

Zoals u ziet zijn governance en feedback functionaliteit gecombineerd en volledig geïntegreerd in het SharePoint portaal. Een grote stap op weg naar succesvolle governance en user adoption van het portaal.

Zoals wij altijd zeggen Just in time – governance!